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28.07.2020

7 Fragen an ... Lena Gutjahr-Lengsfeld, Operations Director bei der prognostica

Liebe Besucher des ProgBlogs,

die intensive Zeit des Home-Office, bzw. genau genommen des mobilen Arbeitens, neigt sich bei prognostica dem Ende entgegen. Wer möchte, kann unter bestimmten Voraussetzungen ins Büro kommen, wobei auf die gängigen Hygiene- und Abstandsregeln geachtet wird. Zu den Erfahrungen der zurückliegenden Monate befragen wir heute Lena, Operations Director bei der prognostica.

1. Hallo Lena, was ist die Aufgabe der Abteilung “Operations” bei prognostica, wie viele Personen arbeiten dort und was ist konkret deine Aufgabe?

Wir sind gut zehn Mitarbeiter im Operations-Team. Unsere Aufgaben sind die Durchführung unserer Data-Science-Projekte, die Entwicklung von Data-Science-Tools und Produkten sowie die Exploration neuer Ansätze, denn wir haben natürlich auch immer den Anspruch, auf dem neuesten methodischen und technologischen Stand zu sein. Als Operations Director schaffe ich ein produktives Umfeld für innovative Ergebnisse. In meiner Funktion als Mentorin und Projektleiterin unterstütze ich all unsere Data Scientists und Softwareentwickler. Indem ich den Überblick behalte, unsere Tätigkeiten koordiniere und sowohl meine methodische Expertise als auch meine Erfahrung in der Durchführung von Projekten und in der Kundenkommunikation einbringe, sorge ich für eine erfolgreiche Projektdurchführung mit überzeugenden Ergebnissen. Die Kundenzufriedenheit ist dabei unser höchstes Ziel.

2. Wie hat sich aus deiner Sicht die veränderte Situation mit dem Home-Office auf die Produktivität der Mitarbeiter aus Operations ausgewirkt und sind diese Veränderungen in der Projektdurchführung dauerhaft?

Die Produktivität der prognostica hat durch das Home-Office auf keinen Fall gelitten. Man muss natürlich darauf achten, Formate für den gegenseitigen Austausch und die Zusammenarbeit zu schaffen und auch zu nutzen. Ein ganz entscheidender Vorteil für einige Kollegen ist die Tatsache, dass man zu Hause sogar eher die Möglichkeit hat, sich mal länger ungestört auf einen komplexen Sachverhalt zu konzentrieren, weil nicht wie im Büro mal jemand zufällig vorbeikommt und man dadurch abgelenkt werden könnte.

3. Was hat in dieser Zeit nicht so gut geklappt?

Man bekommt von zu Hause aus weniger indirekt mit, im Büro hört man ja bei offener Tür doch mal, wenn der andere telefoniert und kann von dem Gespräch profitieren oder etwas aufschnappen, was einem weiterhilft. Kurzum: Das Teilen von Wissen passiert nicht mehr implizit und beiläufig, sondern hierfür müssen explizit Termine zum Austausch angesetzt werden. Besonders erschwert durch das Home-Office ist die konzeptionelle Zusammenarbeit, das heißt man kann nicht mal eben etwas auf ein Whiteboard oder Papier skizzieren. Hierfür gibt es zwar entsprechende Tools, diese sind aber etwas holprig.

4. Inwiefern könntest du dir vorstellen, dass die Tätigkeiten von Operations (evtl. auch nur für einzelne Mitarbeiter) konstant ins Home-Office verlegt werden und “nie wieder” in die Firma zurückzugehen? Wie würde das funktionieren?

Das kommt auf den Mitarbeiter, seinen Typ und seine Aufgaben an. Grundsätzlich hat uns die Corona-Krise gezeigt, dass hier sehr viel möglich ist. Insbesondere in der Einarbeitungsphase, in der es wichtig ist, auch indirekt von anderen Kollegen zu lernen, halte ich es allerdings für sehr sinnvoll, sich im Büro kennenzulernen und auszutauschen. Konkret mit einem Mitarbeiter, der vor dem Lockdown erst vier Wochen bei uns war, haben wir dann extra Termine eingeschoben, damit er trotz Home-Office die Gelegenheit hatte, das Team und die Arbeitsaufgaben der einzelnen Mitarbeiter kennenzulernen. Bei einer kompletten “Home-Office-Firma” müsste zum Beispiel das Onboarding ganz neu konzipiert werden, damit die Mitarbeiter die Chance haben, sich gegenseitig richtig kennenzulernen. Für einzelne Mitarbeiter, die weiter weg wohnen, kann ich mir hingegen das dauerhafte Home-Office grundsätzlich vorstellen, wenn sie die Firma schon kennen. Bei einem ganz neuen Mitarbeiter würde ich es bevorzugen, ein Vertrauensverhältnis durch das gemeinsame Arbeiten zunächst persönlich aufzubauen und ihn erst dann ins Home-Office wechseln zu lassen.

5. Was war die angenehmste Überraschung, was hat erstaunlich gut funktioniert?

Erstaunlich gut hat bei uns die technische Umstellung ins Home-Office funktioniert. Von einigen Schulen und größeren Firmen hat man da ja von chaotischen Zuständen gehört, bei denen die IT-Infrastruktur kollabiert ist. Wir sind von einem auf den anderen Tag im März umgezogen, am Wochenende fiel die Entscheidung, Montag wurde gepackt und Dienstag saß jeder mit seiner Ausrüstung zu Hause und konnte regulär weiterarbeiten. Auch seitdem gibt es keine Schwierigkeiten. Bezüglich des Teamzusammenhalts hatte ich am Anfang etwas mehr Bedenken – unbegründet, wie sich herausgestellt hat. Alles hat perfekt funktioniert, es gab nie technische Einschränkungen. Die Zusammenarbeit und die Atmosphäre waren genauso gut wie vorher. Insgesamt also eine ebenso lehrreiche wie bereichernde Erfahrung.

6. Wie hat die Zusammenarbeit mit den Kunden funktioniert? Lief technisch alles einwandfrei oder mussten im Vergleich zu den face-to-face-Arbeiten Abstriche gemacht werden?

Da wir sowieso viel remote mit unseren Kunden kommunizieren, mussten hier nicht wirklich Abstriche gemacht werden. Unter Einhaltung der Hygiene- und Abstandsregeln wären für uns während der Hochzeit des Lockdowns persönliche Gespräche möglich gewesen, dies war aber nicht nötig. Bei Cloud-Diensten hat sich herausgestellt, dass sowohl Produktiv-Systeme in der Cloud wie auch Tools zur Kommunikation teilweise tagsüber nur eingeschränkt verfügbar bzw. in Stoßzeiten überlastet waren. Dann haben wir abends oder am Wochenende die davon betroffenen Aufgaben erledigt und damit das Beste aus der Situation gemacht. In den letzten Wochen hat sich hier auch viel getan, die Systeme laufen wesentlich stabiler als zu Beginn der Krise.

7. Welche Tipps hast du, die du anderen mitgeben könntest, die in dieser Zeit in Operations gut funktioniert haben und was ist dein ganz persönliches Learning?

Bei uns hat sich ein “Daily-Meeting” etabliert, das projektübergreifend jeden Vormittag stattfindet und 10 bis 15 Minuten dauert. Dabei erzählt jeder Mitarbeiter rund eine Minute lang, woran er gerade arbeitet, welche Herausforderung er zu meistern hat oder welche neue Erkenntnis er mit den Kollegen teilen möchte. Wir haben festgestellt, dass man dadurch viel mehr von seinen Kollegen und den aktuell anstehenden Themen, gerade projektübergreifend, mitbekommt, als wenn man sich täglich im Büro begegnet, ohne sich konzentriert darüber zu unterhalten. Auch das Transferlernen und die Motivation sind dadurch gestiegen. Solche täglichen Absprachen kann ich jedem Team nur empfehlen, das Einschalten der Kamera hilft dabei übrigens enorm. Ich selbst könnte mir insgesamt aufgrund der vielen positiven Erfahrungen während der Corona-Zeit vorstellen, öfters ganze Home-Office-Tage einzulegen, da ich festgestellt habe, dass man auch präsent sein kann, wenn man nicht vor Ort ist bzw. mit den Kollegen gemeinsam in einem Büro sitzt – und dies in keinster Weise einer produktiven Zusammenarbeit und besten Ergebnissen entgegensteht.

Lena, vielen Dank für das Gespräch!

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